Langkah-langkah Membuat SOP

Secara umum ada beberapa langkah dalam membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan, yaitu:

Langkah #1: Memetakan Proses Bisnis Perusahaan

Setelah mendapatkan berbagai referensi tentang SOP, sebagai langkah awal, ia mencatat semua proses bisnis usahanya, sejak proses pembelian hingga laporan keuangannya.

“ nggak usah rumit-rumit, yang simpel dan gampang dimengerti aja”

Begitu kalimat yang keluar dari lisannya saat berkonsultasi dengan temannya.

Ia ingin membuat SOP yang sederhana dan mudah dimengerti serta yang paling penting bisa dan mudah diaplikasikan.

Apalah artinya membuat SOP yang rumit dan ‘ndekik-ndekik’ tapi sulit untuk diterapkan, akhirnya akan sia-sia saja.

Setelah mendokumentasikan semua proses bisnisnya, ia pelajari secara detail, agar tidak ada yang tertinggal.

Urut-urutan per prosesnya ia catat dan pelajari.

Istilah-istilah khusus dan teknis dikonversi menjadi menjadi istilah yang ringkas, jelas dan sistematis sehingga mudah dipahami oleh seluruh karyawan.

Langkah #2: Menentukan Format Standar Operasional Prosedur (SOP)

Setelah semua proses, urut-urutan, dan istilah-istilah dianggap sudah cukup ringkas dan jelas.

Selanjutnya ia menentukan format SOP yang akan digunakan., ia pilih yang paling sederhana sesuai dengan kebutuhan perusahaan namun powerful.

Langkah #3: Membuat Draft Awal Standar Operasional Prosedur ( SOP perusahaan)

SOP icon, Standard Operating Procedure

Draf awal SOP pun akhirnya selesai. Kemudian ia meeting dengan semua karyawan untuk membahas draf SOP.

Tujuan dari meeting ini adalah agar SOP yang dihasilkan nanti memenuhi kriteria sebagai berikut :

  • Sistematis dan mudah dimengerti
  • Layak diterapkan di perusahaan
  • Mudah untuk melakukan pengendalian
  • Mudah dalam melakukan audit
  • Dinamis, mudah menyesuaikan dengan perkembangan kebutuhan perusahaan
  • Lengkap, mencakup seluruh sistem yang ada
  • Bersifat spesifik perusahaan yang bersangkutan

Hasil meeting dengan seluruh karyawan digunakan untuk memperbaiki draf awal SOP. Perbaikan terhadap draf awal ini akan menghasilkan draf final SOP.

Langkah #4: Uji Coba Standar Operasional Prosedur (SOP perusahaan) – Fungsi SOP

Sekarang saatnya uji coba menerapkan draft final SOP.

Tahapan uji coba ini dilakukan untuk mengetahui pengaruh dari penerapan SOP terhadap proses kerja.

Bila uji coba ini tidak dilakukan dikhawatirkan terjadi kesalahan atau penyimpangan saat SOP benar-benar sudah diimplementasikan.

Sebelum dan selama dilakukannya uji coba ini, ia melakukan sosialisasi dan pengamatan secara teliti saat karyawan melakukan aktivitas sesuai  SOP.

Namanya uji coba, maka karyawan diberikan kesempatan untuk menggunakan SOP beberapa kali.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan uji coba ini?

Lama waktu uji coba ini disesuaikan dengan kebutuhan, bisa dalam hitungan jam, hari, minggu dan bulan untuk menemukan hasil yang benar-benar signifikan.

Uji coba yang dilakukan dengan tepat maka akan mengurangi tingkat kesalahan dan perbaikan SOP.

Untuk diingat bahwa tahap uji coba ini merupakan tahapan yang krusial  dalam penyusunan SOP.

Langkah #5: Perbaikan Draft Standar Operasional Perusahaan (SOP Final)

Setelah cukup melakukan uji coba, segera ia melakukan evaluasi terhadap hasil uji coba.

Setelah evaluasi selesai dilakukan dan ditentukan langkah-langkah perbaikan yang perlu dilakukan.

Maka SOP segera disusun dan diperbaiki.

Perbaikan ini sifatnya minor pada beberapa bagian saja, yaitu pada proses yang bermasalah.

Itu pun harus dilihat apakah proses tersebut benar-benar mempengaruhi proses bisnis secara keseluruhan atau tidak.

Sehingga tidak perlu melakukan perbaikan pada dokumen SOP.

Draf SOP final yang sudah diperbaiki, selanjutnya dicetak dan disahkan.

SOP yang sudah disahkan ini secara resmi menjadi dokumen perusahaan yang harus dipatuhi  dan dilaksanakan oleh semua karyawan.

Butuh SOP untuk Perusahaan atau Lembaga Anda? Silakan cek disini www.RuangDokumen.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *